Zásady ochrany osobních údajů (GDPR)

1) Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je Nolentra s.r.o., IČO 24449237, se sídlem Zahradní 541, 253 01 Hostivice, Česká republika, zapsaná u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 441357.
Kontakt: support@mapino.app, tel. +420 315 315 496

2) Jaké údaje zpracováváme

Podle toho, jak Mapino používáte, můžeme zpracovávat zejména:

identifikační a kontaktní údaje (e-mail, jméno, identifikátory účtu, profilová fotografie),
přihlašovací a bezpečnostní údaje (session cookie, CSRF token, informace o přihlášení, bezpečnostní logy),
uživatelský obsah (inzeráty, fotografie, videa, dokumenty, recenze, chatové zprávy, uložené filtry a upozornění),
dotazy k inzerátům odeslané bez přihlášení (jméno, e-mail, volitelně telefon, zpráva, identifikace inzerátu a omezený technický údaj pro ochranu proti zneužití); stejný dotaz může vytvořit také přihlášený uživatel,
žádosti o prohlídku odeslané s účtem i bez přihlášení (jméno, e-mail, volitelně telefon, identifikace inzerátu, časové pásmo, preferované nebo potvrzené termíny, způsob a kontakt pro videohovor a poznámka); u žádosti bez přihlášení ukládáme také omezený nevratný hash IP adresy pro ochranu proti zneužití,
údaje pro správu nájmu, pokud tuto službu používáte (profil nemovitosti, vlastník, správce, nájemník, nájemní vztah, předávací protokol, místnosti, vady, fotografie, měřidla, klíče, dokumenty, termíny, evidence plateb, závady, komentáře, přílohy a náklady),
údaje k partnerskému prověření nájemníka, pokud je o něj požádáno a je k němu doložen souhlas nebo jiný platný právní titul (identifikační a kontaktní údaje nájemníka, žádost, stav, souhlas, výsledek nebo odkaz na výsledek a technická odpověď partnera),
objednávkové a platební údaje (identifikace objednávky, stav platby, rozsah objednané služby, fakturační údaje, pokud jsou vyžadovány),
údaje k oznámení a moderaci obsahu (jméno a e-mail oznamovatele, přesná URL a identifikátor obsahu, vysvětlení, snapshot rozhodných částí obsahu, rozhodnutí, auditní události, odvolání a důkazní snapshot komunikace),
technické a analytické údaje (IP adresa nebo její zkrácená podoba, údaje o zařízení a prohlížeči, cookies a události o používání služby).

3) Odkud údaje získáváme

Údaje získáváme primárně od vás, od poskytovatele přihlášení, z vašeho zařízení a z provozu platformy. Kontaktní údaje a zprávu v dotazu k inzerátu i kontaktní údaje a termíny v žádosti o prohlídku získáváme přímo z formuláře, který odešlete; u obou formulářů zobrazujeme odkaz na tyto zásady. Některé údaje mohou vznikat také při komunikaci s podporou nebo při hlášení a moderaci obsahu.

U potenciálních obchodních partnerů můžeme pracovní identifikační a kontaktní
údaje získat také z veřejných webových stránek dané organizace, veřejných
rejstříků, veřejných profesních profilů, doporučení nebo z předchozí přímé
komunikace. Ukládáme zdroj a datum získání, pokud jsou dostupné. Nezískáváme pro
tento účel údaje obcházením přístupových omezení ani automatickým scrapingem za
přihlášením.

4) Účely a právní základy zpracování

Osobní údaje zpracováváme zejména pro tyto účely:

vedení uživatelského účtu, přihlášení a provoz základních funkcí platformy (plnění smlouvy),
zobrazení a správu inzerátů, komunikaci mezi uživateli, upozornění a vyřízení objednané digitální služby (plnění smlouvy),
předání vámi vyžádaného dotazu k inzerátu jeho prodávajícímu nebo makléři a zobrazení dotazu v jeho účtu (provedení kroků na vaši žádost před případným uzavřením smlouvy a oprávněný zájem na bezpečném zprostředkování komunikace). Odesláním dotazu neudělujete souhlas s marketingem; případná marketingová komunikace vyžaduje samostatný právní titul,
přijetí, předání vlastníkovi inzerátu a správu žádosti o prohlídku odeslané s účtem i bez přihlášení (provedení kroků na vaši žádost před případným uzavřením smlouvy, u funkcí účtu také plnění smlouvy a oprávněný zájem na bezpečném zprostředkování žádosti, ochraně proti zneužití a doložení doručení). Odesláním žádosti o prohlídku neudělujete souhlas s marketingem; případná marketingová komunikace vyžaduje samostatný právní titul,
správu nájemních vztahů, dokumentů, předávacích protokolů, termínů, závad, evidovaných plateb a související komunikace mezi vlastníkem, správcem a nájemníkem (plnění smlouvy a oprávněný zájem na poskytování služby),
předání žádosti o partnerské prověření nájemníka a uložení výsledku pouze v rozsahu nezbytném pro požadovanou službu (plnění smlouvy, souhlas nebo jiný právní titul podle konkrétní situace),
zákaznickou podporu, reklamace, vyřízení žádostí a obhajobu právních nároků (plnění smlouvy a oprávněný zájem),
bezpečnost, prevenci podvodů, moderaci, prosazování podmínek a plnění právních povinností (oprávněný zájem a právní povinnost),
příjem oznámení údajně nezákonného obsahu, vydání odůvodněného rozhodnutí, informování dotčených osob, interní odvolání a doložení postupu podle nařízení (EU) 2022/2065 (právní povinnost a oprávněný zájem na obhajobě právních nároků),
účetní a daňovou evidenci (právní povinnost),
analytiku a měření používání služby pouze v rozsahu odsouhlaseného cookies souhlasu (souhlas),
marketingovou komunikaci pouze tehdy, pokud pro ni máme platný právní titul (typicky souhlas, případně jiný zákonem dovolený režim),
vyhodnocení možné B2B spolupráce, správu pracovních kontaktů potenciálních

partnerů a evidenci průběhu jednání (oprávněný zájem na rozvoji a provozu
služby). Tento právní základ pro interní evidenci sám o sobě neopravňuje k
zaslání obchodního sdělení nebo marketingovému hovoru; konkrétní komunikační
kanál použijeme jen při splnění jeho samostatných zákonných podmínek,

concierge a AI asistenci, pokud ji uživatel použije; doporučujeme do chatu nevkládat citlivé nebo zvláštní kategorie osobních údajů (plnění smlouvy a oprávněný zájem na provozu podpory),
technické zpracování fotografií pro virtuální staging a podporu moderace recenzí, pokud jsou tyto funkce použity nebo zapnuty (plnění smlouvy a oprávněný zájem na kvalitě a bezpečnosti služby).

5) Komu mohou být údaje zpřístupněny

Údaje zpřístupňujeme jen v nezbytném rozsahu zejména těmto kategoriím příjemců a zpracovatelů:

poskytovatelé hostingu a infrastruktury (např. Google Cloud),
poskytovatelé ochrany přístupu, rozložení provozu a síťové bezpečnosti v rozsahu skutečně použitém pro danou službu (např. Google Cloud Load Balancing a Google IAP pro chráněná rozhraní),
poskytovatelé přihlášení a identity (Google OAuth),
poskytovatelé mapových podkladů a geolokačních služeb (MapTiler),
poskytovatelé e-mailového doručení (v aktuálním produkčním nastavení Brevo SMTP; při změně poskytovatele tento dokument a registr zpracovatelů aktualizujeme),
prodávající, makléř nebo jiný zveřejněný kontaktní subjekt daného inzerátu, kterému odešlete dotaz nebo žádost o prohlídku s účtem či bez přihlášení; obdrží kontaktní, termínové a další údaje, které do příslušného formuláře vložíte,
poskytovatelé AI zpracování dotazů, fotografií nebo moderace, pokud používáte AI funkce nebo pokud je AI moderace zapnutá (např. OpenAI),
partneři pro prověření nájemníka, pokud o takovou službu požádáte nebo ji v rámci správy nájmu aktivujete,
poskytovatelé platebních služeb zobrazené v objednávkovém rozhraní, pokud provedete placenou objednávku,
orgány veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon.

6) Předávání mimo EU nebo EHP

Někteří příjemci mohou zpracovávat údaje mimo EU nebo EHP. V takovém případě používáme odpovídající právní mechanismy, zejména standardní smluvní doložky nebo jiné zákonně uznané záruky.

7) Doba uchování

Údaje uchováváme jen po dobu nezbytně nutnou pro daný účel, zejména:

session a přihlašovací stav: zpravidla do 30 dnů,
preference remember-me: zpravidla do 180 dnů,
souhlas s cookies: zpravidla do 1 roku,
chatové zprávy: zpravidla do 180 dnů, pokud není potřeba delší uchování pro vyřízení sporů nebo bezpečnost,
notifikace a technické provozní záznamy: zpravidla do 90 dnů, pokud není potřeba delší uchování,
přímé kontaktní údaje, zpráva a omezený technický údaj v dotazu k inzerátu: automaticky je anonymizujeme 90 dnů po odeslání dotazu; stejně anonymizujeme jejich kopii v související notifikaci. Poté může zůstat pouze minimální nekontaktní záznam o inzerátu, stavu, použitém retenčním pravidle a časových údajích pro provozní souhrny a doložení provedené anonymizace. Při výmazu účtu odesílatele nebo příjemce je anonymizujeme dříve, pokud údaje již nejsou nezbytné. Záložní kopie mohou obsahovat dřívější stav do skončení běžného cyklu záloh; nejsou vraceny do aktivní služby a při obnově se retenční pravidlo znovu uplatní,
žádosti o prohlídku odeslané s účtem i bez přihlášení: kontaktní údaje, vazbu na účet, časové pásmo, navržené a potvrzené termíny, údaje k videohovoru, poznámku a u nepřihlášené žádosti také omezený hash IP adresy automaticky anonymizujeme 90 dnů po nejpozdějším navrženém nebo potvrzeném konci prohlídky. Pokud žádost žádný budoucí termín nemá, běží lhůta od jejího vytvoření; při zrušení nebo odmítnutí skončí nejpozději 90 dnů po této události. Při výmazu účtu odesílatele nebo vlastníka inzerátu anonymizujeme související údaje dříve, pokud již nejsou nezbytné. Poté může zůstat pouze minimální nekontaktní záznam o inzerátu, stavu, použitém retenčním pravidle a časových údajích pro provozní souhrny a doložení anonymizace. Stejná omezení záložních kopií a obnovení platí jako u dotazů k inzerátu,
recenze a obsah inzerátu: po dobu zveřejnění a dále po přiměřenou dobu nutnou pro zálohy, vyřízení stížností, obranu právních nároků a splnění právních povinností,
DSA oznámení a moderace: jméno a e-mail oznamovatele, spis, auditní události a důkazní snapshoty sdělení uchováváme jen po dobu nezbytnou k vyřízení případu, odvolání, splnění právní povinnosti a obhajobě právních nároků. Konkrétní retenční doba je otevřené právní rozhodnutí provozovatele; do jejího písemného schválení se nespouští automatický purge. Nejméně jednou ročně a při uzavření sporu se posoudí právní titul, nezbytnost kontaktu, možnost anonymizace a právní hold. Přístupový token ke spisu neukládáme v otevřené podobě. Smazání účtu odstraní přímé vazby, pokud další uchování není nezbytné; neměnný audit a komunikační důkaz se nepřepisují, ale kontaktní údaje mají být po odpadnutí účelu anonymizovány,
pracovní kontakty potenciálních B2B partnerů: po dobu posuzování možné

spolupráce a jednání. Pokud spolupráce nevznikne nebo odpadne účel kontakt
dále používat, při nejbližší dokumentované kontrole potřebnosti údaje
vymažeme nebo anonymizujeme; v nezbytném rozsahu můžeme nadále uchovat údaj o
námitce nebo zákazu kontaktování, abychom osobu znovu neoslovili,

údaje správy nájmu, dokumenty, předávací protokoly, závady, evidence plateb a screeningové podklady: po dobu trvání služby a dále po dobu nezbytnou pro splnění smlouvy, řešení sporů, ochranu právních nároků, zálohy a zákonné povinnosti; konkrétní retenční pravidla musí být před produkčním spuštěním správy nájmu schválena provozovatelem,
účetní a daňové doklady: po dobu stanovenou právními předpisy.

8) Vaše práva

Máte právo požadovat přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a podat námitku proti zpracování, pokud to právo umožňuje.
Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžete souhlas kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost předchozího zpracování.

Jednoduše řečeno tato práva znamenají:

Přístup: můžete se zeptat, jaké osobní údaje o vás zpracováváme a proč.
Oprava: můžete chtít opravit nepřesné údaje nebo doplnit neúplné údaje.
Výmaz: v určitých případech můžete chtít, abychom vaše údaje smazali.
Omezení zpracování: v některých situacích můžete chtít, abychom údaje dočasně jen uchovali a dál je nepoužívali.
Přenositelnost: u údajů zpracovaných automatizovaně na základě souhlasu nebo smlouvy můžete chtít jejich předání ve strojově čitelném formátu.
Námitka: u některých právních základů, hlavně oprávněného zájmu nebo přímého marketingu, můžete namítat proti zpracování.
Odvolání souhlasu: pokud něco zpracováváme na základě vašeho souhlasu, můžete ho kdykoli odvolat do budoucna.

O export osobních údajů můžete požádat v nastavení účtu nebo e-mailem na support@mapino.app. Žádost zpracujeme podle platného procesu pro přístup k datům a přenositelnost.
Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Aktuální informace jsou dostupné na www.uoou.gov.cz.

9) Cookies a podobné technologie

Používáme nezbytné cookies pro bezpečnost, přihlášení a zapamatování volby souhlasu. Volitelné preference, analytické a případně marketingové cookies používáme pouze podle vaší volby a nastavení.
Podrobnosti najdete v dokumentu Cookies.

10) Automatizované rozhodování

Neprovádíme automatizované rozhodování, které by mělo samo o sobě právní účinky nebo obdobně významné dopady na uživatele.
Výstup partnerského prověření nájemníka nesmí sám o sobě rozhodnout o uzavření nebo neuzavření nájemního vztahu; konečné rozhodnutí musí vždy provést člověk.

11) Bezpečnost

Používáme přiměřená technická a organizační opatření, zejména HTTPS, kontrolu přístupu, bezpečnostní logování, ochranu proti zneužití a omezení přístupu podle role.

12) Změny zásad

Tento dokument můžeme přiměřeně aktualizovat. Aktuální verze je vždy zveřejněna na webu s datem poslední aktualizace.